Se comunicando de maneira adequada
Desde os primórdios que os seres vivos encontram formas de se comunicar, não somente com o surgimento da humanidade, mas desde muito antes, quando existiam apenas animais irracionais. Mas o que seria comunicar?
Segundo o dicionário Michaelis, seria: transmitir conhecimento, informação, mensagem, passar a outrem, transmitir algo a alguém.
No entanto, nem sempre essa comunicação é realizada de forma adequada, fazendo com que todos entendam aquilo que foi passado. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute Brasil (PMI), em 2017, 76% de 300 grandes empresas, definem a comunicação no ambiente de trabalho como o principal motivo que faz com que as atividades realizadas nos ambientes organizacionais fracassem.
Comunicar não é somente falar tudo o que pensa, é falar de forma clara e concisa, não é necessário utilizar um vocabulário rebuscado, mas de acordo com o linguajar do outro, do(s) ouvinte(s), mas sempre sem palavras chulas, sem ser grosseiro. Como diz Leila Arruda, coautora do livro "Coaching, a hora da virada", “comunicação é a forma que conseguimos dizer para os outros como somos e o que pensamos e, quanto mais fizermos isso da forma certa, melhores serão os resultados”.
Quando não há uma comunicação eficiente, acaba havendo um distanciamento das pessoas envolvidas, seja no ambiente de trabalho, entre amigos ou em família; a falta de comunicação gera quebra de laços, e a má comunicação gera desentendimentos. Mas quando há o contrário, ou seja, a manutenção da boa troca de informações, acarreta no fortalecimento dos laços de amizade, familiar ou como equipe de trabalho, fazendo com que os objetivos possam ser alcançados.
Quando falamos de comunicação organizacional, não é somente de forma horizontal ou de cima para baixo, mas também de baixo para cima. Com diz Leila, “funcionários que se sentem confortáveis de trazer sua opinião, críticas e dúvidas, realizam o trabalho mais relaxados e tendem a dar mais resultados. Equipes que trocam ideias e se ajudam também costumam ter mais energia e entregar trabalhos mais assertivos”. Ou seja, os líderes devem saber falar, mas mais importante que saber falar, é saber ouvir. Ao ouvir quem o rodeia, o líder pode descobrir problemas não percebidos anteriormente, encontrar soluções para outras questões, ter novas ideias etc., pois sai do seu mundo particular e se abre a novas perspectivas.
No entanto, não devemos somente ouvir o outro, mas escutar o que tem a dizer, pois como explica o site "Diferença.com", “o significado de ouvir remete ao sentido da audição, é aquilo que o ouvido capta. Já o verbo escutar corresponde ao ato de ouvir com atenção”. Mas para escutar, devemos ouvir livres de conceitos já elaborados, ou não entenderemos aquilo que está sendo dito. “O ato de entender está mais atrelado a se fazer entender e querer entender o outro, sem julgamentos ou pré-conceitos”, explica a autora, que completa ainda, dizendo, “também é bom prestar atenção no que o outro tem a falar, não apenas refutar sem entender completamente o que foi dito, afinal, a comunicação existe para exteriorizamos o que temos dentro de nós, expressarmos nossos pensamentos, desejos, gostos e opiniões”.
Quando não há o entendimento, por parte do(s) outro(s), daquilo que foi dito, devemos nos questionar se fomos claros o suficiente, se fizemos por onde ser entendidos, pois como diz a coach, “somos responsáveis por tudo o que falamos e também por uma parcela do que é entendido. Não somos totalmente responsáveis pelo que o outro entendeu, mas podemos ajudá-lo a compreender o que estamos comunicando”.
Ao nos expressar oralmente, devemos utilizar nosso corpo para ajudar a transmitir o que desejamos, através de gestos. “A comunicação eficaz vai além de falar de forma calma e clara, é fazer gestos enquanto você está falando e sempre ser direto e objetivo”, explica Leila. Os gestos, quando feitos de forma adequada, reforçam aquilo que é dito. Há uma diferença gritante entre uma pessoa que se expressa pela fala e gestualmente e outra que apenas fala, sem mover o corpo, ficando estática o tempo todo.
Entretanto, muitas vezes, a falta de comunicação ocorre para evitar discussões, ou por medo de discordar de quem está no cargo superior, mesmo que esse superior esteja errado. Mas como diz a Drª. Mara Behlau, PhD em Fonoaudióloga, professora de comunicação para negócios e relações interpessoais do Insper, “é importante esclarecer que conflito não é briga, mas uma divergência de análises que deve ser estimulada. [...] Especialmente se a empresa buscar soluções inovadoras e não mais do mesmo”.
Outro problema constante, independentemente do local, é a falta de interpretação da mensagem recebida, principalmente, quando é através de linguagem escrita, o que acarreta em perda de tempo, de oportunidades etc. A leitura é uma grande aliada para reduzir a ocorrência desse tipo de problema.
Um grande aliado para resolver os problemas de falta de comunicação, principalmente, nas organizações é o feedback. Na década de 1940 foi utilizado pela primeira vez o método de feedback de avaliação 360º graus.
Leila explica que o Feedback 360º é “onde as pessoas conseguem expor os pontos fortes e pontos de melhorias da equipe, de forma clara e objetiva. Fazer isso em conjunto com os outros colegas traz mais facilidade em ver de forma mais nítida o que as pessoas ao nosso redor enxergam de nós mesmo”.
Fabrício Magrini Sgotti, diretor de inovação e novos negócios da desenvolvedora Giganti, diz que a ferramenta trouxe maior confiança entre seus funcionários. “O nosso trabalho exige muita concentração, o que acaba deixando a equipe mais fechada e menos comunicativa. O primeiro ponto do feedback 360 é criar confiança entre todos e conseguir, de uma maneira mais fácil, ‘horizontalizar’ a empresa. Em todos os outros lugares que trabalhei, com ambientes mais formais e sem o feedback 360, isso não foi possível”.
Segundo Mara, conversas de qualidade possuem três aspectos: controle do ambiente (quanto menos ruídos, melhor), conteúdo atraente (útil e relevante para quem ouve) e informações selecionadas (com o uso de uma estrutura simples de conversação). “Falar difícil é fácil, difícil mesmo é falar simples. Simplicidade na comunicação deve ser meta.”
Resumindo, todos devemos falar de forma clara e objetiva; escutar atentamente aqueles que nos rodeiam; se preparar previamente, para saber o que, onde, como, quando e por quanto tempo iremos falar; escolher o canal adequado; ser espontâneo; saber se fomos compreendidos(as); e estar aberto(a) a feedbacks.
No entanto, nem sempre essa comunicação é realizada de forma adequada, fazendo com que todos entendam aquilo que foi passado. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute Brasil (PMI), em 2017, 76% de 300 grandes empresas, definem a comunicação no ambiente de trabalho como o principal motivo que faz com que as atividades realizadas nos ambientes organizacionais fracassem.
Comunicar não é somente falar tudo o que pensa, é falar de forma clara e concisa, não é necessário utilizar um vocabulário rebuscado, mas de acordo com o linguajar do outro, do(s) ouvinte(s), mas sempre sem palavras chulas, sem ser grosseiro. Como diz Leila Arruda, coautora do livro "Coaching, a hora da virada", “comunicação é a forma que conseguimos dizer para os outros como somos e o que pensamos e, quanto mais fizermos isso da forma certa, melhores serão os resultados”.
Quando não há uma comunicação eficiente, acaba havendo um distanciamento das pessoas envolvidas, seja no ambiente de trabalho, entre amigos ou em família; a falta de comunicação gera quebra de laços, e a má comunicação gera desentendimentos. Mas quando há o contrário, ou seja, a manutenção da boa troca de informações, acarreta no fortalecimento dos laços de amizade, familiar ou como equipe de trabalho, fazendo com que os objetivos possam ser alcançados.
Quando falamos de comunicação organizacional, não é somente de forma horizontal ou de cima para baixo, mas também de baixo para cima. Com diz Leila, “funcionários que se sentem confortáveis de trazer sua opinião, críticas e dúvidas, realizam o trabalho mais relaxados e tendem a dar mais resultados. Equipes que trocam ideias e se ajudam também costumam ter mais energia e entregar trabalhos mais assertivos”. Ou seja, os líderes devem saber falar, mas mais importante que saber falar, é saber ouvir. Ao ouvir quem o rodeia, o líder pode descobrir problemas não percebidos anteriormente, encontrar soluções para outras questões, ter novas ideias etc., pois sai do seu mundo particular e se abre a novas perspectivas.
No entanto, não devemos somente ouvir o outro, mas escutar o que tem a dizer, pois como explica o site "Diferença.com", “o significado de ouvir remete ao sentido da audição, é aquilo que o ouvido capta. Já o verbo escutar corresponde ao ato de ouvir com atenção”. Mas para escutar, devemos ouvir livres de conceitos já elaborados, ou não entenderemos aquilo que está sendo dito. “O ato de entender está mais atrelado a se fazer entender e querer entender o outro, sem julgamentos ou pré-conceitos”, explica a autora, que completa ainda, dizendo, “também é bom prestar atenção no que o outro tem a falar, não apenas refutar sem entender completamente o que foi dito, afinal, a comunicação existe para exteriorizamos o que temos dentro de nós, expressarmos nossos pensamentos, desejos, gostos e opiniões”.
Quando não há o entendimento, por parte do(s) outro(s), daquilo que foi dito, devemos nos questionar se fomos claros o suficiente, se fizemos por onde ser entendidos, pois como diz a coach, “somos responsáveis por tudo o que falamos e também por uma parcela do que é entendido. Não somos totalmente responsáveis pelo que o outro entendeu, mas podemos ajudá-lo a compreender o que estamos comunicando”.
Ao nos expressar oralmente, devemos utilizar nosso corpo para ajudar a transmitir o que desejamos, através de gestos. “A comunicação eficaz vai além de falar de forma calma e clara, é fazer gestos enquanto você está falando e sempre ser direto e objetivo”, explica Leila. Os gestos, quando feitos de forma adequada, reforçam aquilo que é dito. Há uma diferença gritante entre uma pessoa que se expressa pela fala e gestualmente e outra que apenas fala, sem mover o corpo, ficando estática o tempo todo.
Entretanto, muitas vezes, a falta de comunicação ocorre para evitar discussões, ou por medo de discordar de quem está no cargo superior, mesmo que esse superior esteja errado. Mas como diz a Drª. Mara Behlau, PhD em Fonoaudióloga, professora de comunicação para negócios e relações interpessoais do Insper, “é importante esclarecer que conflito não é briga, mas uma divergência de análises que deve ser estimulada. [...] Especialmente se a empresa buscar soluções inovadoras e não mais do mesmo”.
Outro problema constante, independentemente do local, é a falta de interpretação da mensagem recebida, principalmente, quando é através de linguagem escrita, o que acarreta em perda de tempo, de oportunidades etc. A leitura é uma grande aliada para reduzir a ocorrência desse tipo de problema.
Um grande aliado para resolver os problemas de falta de comunicação, principalmente, nas organizações é o feedback. Na década de 1940 foi utilizado pela primeira vez o método de feedback de avaliação 360º graus.
Leila explica que o Feedback 360º é “onde as pessoas conseguem expor os pontos fortes e pontos de melhorias da equipe, de forma clara e objetiva. Fazer isso em conjunto com os outros colegas traz mais facilidade em ver de forma mais nítida o que as pessoas ao nosso redor enxergam de nós mesmo”.
Fabrício Magrini Sgotti, diretor de inovação e novos negócios da desenvolvedora Giganti, diz que a ferramenta trouxe maior confiança entre seus funcionários. “O nosso trabalho exige muita concentração, o que acaba deixando a equipe mais fechada e menos comunicativa. O primeiro ponto do feedback 360 é criar confiança entre todos e conseguir, de uma maneira mais fácil, ‘horizontalizar’ a empresa. Em todos os outros lugares que trabalhei, com ambientes mais formais e sem o feedback 360, isso não foi possível”.
Segundo Mara, conversas de qualidade possuem três aspectos: controle do ambiente (quanto menos ruídos, melhor), conteúdo atraente (útil e relevante para quem ouve) e informações selecionadas (com o uso de uma estrutura simples de conversação). “Falar difícil é fácil, difícil mesmo é falar simples. Simplicidade na comunicação deve ser meta.”
Resumindo, todos devemos falar de forma clara e objetiva; escutar atentamente aqueles que nos rodeiam; se preparar previamente, para saber o que, onde, como, quando e por quanto tempo iremos falar; escolher o canal adequado; ser espontâneo; saber se fomos compreendidos(as); e estar aberto(a) a feedbacks.
Autor: Jair José M. Fernandes
Graduando em Administração na Universidade Estadual Vale do Acaraú
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