Conhecendo o ciclo PDCA

Após o fim da Segunda Guerra Mundial, surgiu o Kaizen, que vem tendo cada vez mais adeptos. No entanto, antes disso, seguindo essa mesma linha de melhoria contínua, surgiu o Ciclo PDCA.

O ciclo PDCA, que segundo Filipe Bezerra, para o ‘Portal Administração’, “tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua”, foi inicialmente apresentado em 1930, pelo físico, engenheiro e estatístico norte-americano, que é conhecido como o "pai do controle estatístico de qualidade", Walter Andrew Shewhart. Conhecida como ‘Ciclo Shewhart’, a ferramenta era composta por três passos: Especificação, Produção e Inspeção.

Duas décadas depois, o professor, autor, estatístico, palestrante e consultor norte-americano, William Edwards Deming, aperfeiçoou a ferramenta, ao incluir mais uma etapa, criando assim, a ‘Roda de Deming’, que era composta por: Especificação, Produção, Colocar no Mercado e Reprojetar.

Através de suas palestras realizadas no Japão, essa ferramenta acabou sendo conhecida em todo o mundo. Na mesma época, como conta Cristiano Bertulucci, que possui certificação internacional em Gestão de Projetos pelo PMI (Project Management Institute), “executivos japoneses fizeram uma correlação da Roda de Deming com 4 passos básicos: Planejar, Fazer, Checar e Agir. Desta forma, foi criado o ciclo PDCA, cujo nome representa as iniciais de cada etapa”; em inglês, significa: Plan, Do, Check e Act.

Filipe Bezerra destaca que, “assim como a Filosofia Kaizen, uma das finalidades do Ciclo PDCA é a celeridade e o aperfeiçoamento dos processos de uma empresa, identificando as causas de seus problemas e implementando soluções para os mesmos”. E complementa dizendo que “é importante ressaltar também, que devido à ferramenta se fundamentar em um ciclo, todo o seu processo é formado por atividades planejadas e recorrentes. com a teoria de que ele não possui um fim pré-determinado”.

4 Etapas do Ciclo PDCA

• 1 - P= (Pla - Planejar):

Na primeira etapa do ciclo, deve-se criar um plano, de acordo com as diretrizes da organização, definindo os objetivos e os rumos a serem seguidos, para que se possa resolver o problema em questão, e em seguida, definir o método que será utilizado para alcançar tudo isso.

Além disso, é nessa fase que devem ser escolhidos os profissionais que ficarão responsáveis por comandar todo o processo e o tempo que será necessário para a conclusão.

Algumas perguntas, que, segundo Cristiano, podem auxiliar à construir um bom planejamento:

Quais são os problemas?
Quais os processos estão relacionados a este problema?
Quais informações e dados estão disponíveis sobre este problema?
Quais são as ferramentas de controle utilizadas?
Qual o padrão que está estabelecido e qual o novo padrão?
Quais são os objetivos e as metas que devem ser atingidos?
Quais métodos permitirão que as metas sejam atingidas?
Em quanto tempo as metas deverão ser atingidas?
Quais cursos e treinamentos serão necessários?

• 2 - D= (Do - Fazer/Executar):

Após todo o planejamento, chega o momento de pôr tudo em prática. Além disso, nessa fase também se deve preparar os envolvidos, com cursos e/ou treinamentos, para que estejam preparados para o método que será implementado. Por ser a fase mais importante do ciclo, sempre deve ser acompanhada de perto, para que tudo ocorra conforme o planejado, para que não saia do foco. Além disso, devem ser coletados dados e as observações sobre o processo, para que possam ser verificados na próxima fase.

• 3 - C= (Check - Checar/Verificar):

Na terceira etapa, devem ser verificados e analisados os resultados, os dados e as observações coletadas. Nela, se deve realizar uma comparação entre aquilo que foi planejado e o que foi realmente executado, para saber se os objetivos foram alcançados e detectar eventuais erros ou falhas.

• 4 - A= (Act - Agir/Corrigir):

Após a detecção dos eventuais erros ou falhas, os mesmos devem ser corrigidos, nessa etapa, através de ações corretivas. Em seguida, após investigar as causas das falhas ou erros no processo e solucioná-los, é hora de recomeçar, para que sempre haja uma melhoria contínua.

3 Fatores fundamentais

Segundo consultor da consultoria de gestão FALCONI, 3 fatores são fundamentais para que se atinja as metas na utilização do método:

Liderança atuante: “Primeiro, é preciso contar com a ajuda de uma liderança atuante e de pessoas que conduzam a organização no rumo de sua visão”, começa o consultor;

Conhecimento técnico: “Também é necessário haver conhecimento técnico disponível. Se a empresa é uma cervejaria, por exemplo, é preciso ter gente que entenda muito bem o negócio e o processo técnico de fazer cerveja”;

Conhecimento aplicado: “O terceiro fator essencial é de fato aplicar o conhecimento de gestão, representado em sua essência pelo PDCA”.

Cuidados

• Todas as etapas devem ser realizadas, para tentar evitar possíveis prejuízos ou falhas;
• Por ser um ciclo, não deve haver uma conclusão, um encerramento, pelo contrário, sempre deve estar sendo realizado, sempre em busca da perfeição, mesmo que seja inalcançável;
• Deve-se sempre estar atento a possíveis desvios de foco, ou seja, evitar distrações que acabam reduzindo a qualidade. Sempre se deve buscar agir de acordo com o que foi planejado.

Autor: Jair José M. Fernandes

Graduando em Administração na Universidade Estadual Vale do Acaraú
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